Projet numéro 1338 : "GESTION DE CLIENTS - LOGICIEL DE CAISSE STOCK - TERRAIN DE PAINTBALL"


Initiateur du projet :
Prestataire sélectionné : kallystra
Description projet :
Le projet : Je suis gérant d’un terrain de paintball. Je ne suis pas sur le terrain, j’ai des salariés en place. Le but : Ne plus me faire piquer dans la caisse par les salariés là-haut. Récupérer le mailing des clients. Informatiser la signature d’un règlement intérieur (imposé par notre assurance), pour l’instant nous avons une version papier, lourde à gérer. Faire de la promotion commerciale en direct (exemple : Dans 3 recharges de billes, vous en avez une gratuite), gérer des cartes de fidélité en même temps et toujours avec l’aspect promotionnel. Comment ça marche actuellement : Les clients arrivent individuellement, ou en groupe. Ils signent le règlement au stylo. Ils vont s’équiper de leur combinaison masque, etc… Ils se représentent à l’accueil, on note leur nom sur un feuille, et ils prennent une partie (25€) avec la recharge de 100 billes inclus, on leur donne leur gun. Ils ont accès à tous les terrains, en temps illimités. Tout est une histoire de billes, tant qu’ils en ont, ils jouent. Quand, ils n’ont plus de billes, ils viennent de nouveau à l’accueil pour prendre une recharge de 100 billes supplémentaires (5€) …On les laisse jouer tant qu’ils veulent, prendre le nombre de recharge qu’ils veulent, et quand ils ont fini, ils reposent le matériel, se présente à l’accueil pour régler leur note. L’idée : Un ordinateur tactile pour le salarié, donc en caisse, relié de 5 tablettes tactiles pour les clients. 4 tablettes sont disposées sur la banque d’accueil + 1 à côté de l’accueil (à l’endroit où nous distribuons les guns) Nous faisons 2 distinctions, les clients individuels et les clients groupe. Les tablettes ont un lecteur de code barre, via le même système que les lecteurs de code-barres comme les applications de comparaisons de prix dans les supermarchés, avec la webcam intégrée. Les clients individuels : Ils arrivent, on leur donne une carte rigide à code barre, personnel, (nous pouvons acheter des packs de 50000 cartes vierges, y’aura de quoi faire). Ils bipent leur carte sur une tablette (qui reconnait donc que la carte n’est pas attribuée), une fenêtre s’ouvre le choix « Individuel » ou « Groupe » (on verra par la suite pourquoi). On appellera cette fenêtre « Fenêtre choix ». Ils cliquent sur « Individuel » et une autre fenêtre s’ouvre avec : Nom, prénom, numéro de téléphone, email à remplir, enfin, une photo de la personne. (Nous appellerons cette fenêtre « Fenêtre Identité ») Enfin, le règlement intérieur, avec une case « Je certifie avoir pris connaissance du document » et la signature tactile en bas (PS : Je ne veux pas imprimer ce document, j’en ai juste besoin en cas de problème d’assurance si accident sur le terrain, je retrouverai donc avec le Nom) Une fois, leurs cartes créées, les joueurs la gardent, et vont s’équiper (combinaison, etc…), quand ils reviennent à l’accueil pour récupérer le gun avec les 100 billes inclus (déjà dans le réservoir), le salarié (via la tablette à côté du point de retrait des guns) bip la carte, et une nouvelle fenêtre s’ouvre avec ces boutons, le salarié fait le choix (Nous appellerons cette fenêtre « fenêtre Partie ») : - « Partie normal à 25€ » - « Le Forfait For Fun à 49€ avec 600 billes + 1 boisson » - « Partie groupe à 23€ (plus de 20 personnes) » - « Partie Gun enfant à 20€ » - « Partie Pass loisirs à 23€ » - « Partie club à 10€ » - Enfin, un dernier bouton « Partie Offerte » qui lui-même ouvre un petit encart « libellé libre » ou le salarié peut rentrer une info (par exemple Enterrement de vie de garçon, partie du marié offerte, OU anniversaire partie offerte) Bref, une fois, ce choix fait, on distribue le gun aux joueurs, et ils peuvent commencer leur partie. Quand un joueur à finit ces billes, il revient sur une tablette et a de nouveau le choix sur ce qu’il veut prendre (Nous appellerons cette fenêtre « fenêtre recharge ») : - « Une recharge de 100 billes à 5€ » - « Une recharge de 200 billes à 10€ » - « Un sac de 500 billes à 24€ » - « Un sac de 1000 billes à 45€ » - « Un carton de 2000 billes à 80€ » - « La BIG recharge de 5000 billes à 195€ » - « Recharge offerte » + le petit encart libellé + le pop-up pour le salarié - « Consultation » où le joueur pourra voir où il en est - « Fin de partie – TOTAL à régler » Aussi, sur ce même ordinateur, quand un joueur clique sur une recharge, un pop-up apparaît « Gaétan Vuillard (+ sa photo) à commander une recharge de 100 billes », et le salarié clique sur un bouton « distribué » pour valider qu’il a bien remis la recharge, et qu’elle s’inscrive dans la ligne Excel du joueur. Le but de tout ça, étant que l’ordinateur du salarié centralise toutes les commandes. Que par nom, dans un fichier Excel, on est les coordonnées demandées, puis la consommation du joueur. Quand le joueur clique sur « Fin de partie – TOTAL à régler », un nouveau pop-up apparait pour dire combien doit ce joueur (toujours avec son nom et sa photo), le salarié à le choix de plusieurs règlement (Tant en espèce, tant en CB, tan en Chèque), le total des règlements doit correspondre au total à régler avant de clôturer le pop-up. Plusieurs pop-ups peuvent s’ouvrir en même temps. Une fois encaisser, le client peut partir. Il garde avec lui sa carte à code barre qui sert alors de carte de fidélité. (Quand 4 parties achetés, la 5ème est offerte / Quand 5 recharges achetées, une boisson offerte / Quand 10 recharges de 100 billes achetées, la 11ème est offerte). Le tout avec une durée de validité infinie. PS : il faudra donc un autre bouton dans la « fenêtre recharge » pour « Nouvelle partie » (quand le joueur revient une autre fois dans l’année). Aussi, le but étant de faire consommer les joueurs, quand il bip leur carte pour une recharge, un décompte s’affiche (exemple : plus que 8 recharges avant la recharge gratuite / Plus que 3 recharges pour une boisson offerte / plus que 2 parties avant la partie gratuite) Les clients groupe : Nombreux sont nos clients qui réserve pour un groupe d’amis de 8 à 15 personnes (très souvent pour un enterrement de vie de garçon par exemple). Pour info, chez nous, on offre la partie du futur marié, ou de la personne qui fête son anniversaire, pour 10 joueurs payants minimum. Notre souci avec les groupes, c’est que très souvent, ils veulent faire pot commun, que tout le monde prenne autant de recharge que souhaité, et qu’on divise en parts égales, la totale de l’addition en fin de partie, et uniquement sur les joueurs et pas le futur marié. Notre idée, c’est donc de faire une seule carte pour tout le groupe (d’où le choix dans la fenêtre du début « Fenêtre choix ») Quand le salarié (après avoir vu avec les clients s’ils veulent payer en groupe ou séparer) bipe donc une carte, il clique ensuite sur « Groupe », une fenêtre s’affiche avec une case à remplir « combien de joueur (marié inclus) ? », un pavé numérique pour remplir le nombre. Et un autre champ libre pour le nom du Groupe, par exemple EVG DAMIEN. Nous allons prendre 14 personnes pour l’exemple. Chaque joueur doit tout de même remplir la fiche identité individuel (pour l’assurance), et quand même récupérer le mailing. Pour ce faire, le salarié bipe l’unique carte sur les tablettes (on peut mettre sur plusieurs tablettes simultanément pour le même groupe, pour que ça soit rapide), les joueurs voient donc affiché : « groupe EVG DAMIEN » et ensuite sur un bouton « Nouveau joueur » et rentre leur identité comme en mode individuel. Tant que les 14 joueurs ne sont pas rentrés, on ne peut pas avancer. Sur l’ordinateur de l’accueil, un pop-up OK quand il y a bien les 14 joueurs. Le salarié garde la carte du groupe avec lui à la caisse (par expérience, les joueurs viennent recharger un peu n’importe comment). Nous envoyons les joueurs s’équiper (combinaisons, masque, etc…). Quand c’est tout bon, c’est le moment de la distribution des guns. Le salarié qui a la carte, bipe sur la tablette, la liste des 14 joueurs s’affiche, il clique sur le joueur concerné (qui vient récupérer son gun), et la « Fenêtre Partie » s’affiche pour appliquer la « Partie Normale à 25€ ». Le tout pour les 13 joueurs, et le 14ème (le marié), le salarié clique sur « Partie offerte » et mets EVG dans le libellé. Les recharges, etc…tout fonctionne pareil, sauf que c’est le salarié qui a la carte du groupe, et il doit tout même cliquer sur le joueur qui se présente dans le tableau pour donner les commandes. La différence, c’est que quand en fin de partie, on clique sur « Fin de partie – TOTAL à régler », ça affiche le montant global à payer, puis ensuite qu’on puisse définir en combien ce montant global est partagé. Par exemple : 13 parties à 25e + 1 partie offerte + un carton de 80€ + 2 recharges à 5€ = 415€ à diviser par ??, et là on marque 13, et ça nous donne, 31,92€ par personne. Cette opération, se fait sur une des tablettes. A ce moment-là, il faut que le salarié puisse avoir accès à une autre fenêtre sur l’ordinateur de la caisse avec le montant total à régler (soit 415€) et qu’il puisse cliquer sur le nom d’un joueur, et inscrire le montant payé (comme pour les individuels : Espèces, CB, chèque) (par exemple 31€) et que tout ça se déduisent du montant global. Comme ça, les joueurs n’ont pas les 0,92€ à payer (ce qui est une galère en caisse). Il y aura par exemple 3 joueurs à 31€, 9 joueurs à 32€ et le 13ème joueur à 34€. Et quand tout est bon, le salarié peut valider la clôture du groupe. Au-delà de toutes ces opérations, il y a quelques cas particuliers qu’on voudrait intégrer. Une fenêtre « A boire et à Manger » via un bouton dans la page « Fenêtre recharge », ou on peut imputer ce que les gens voudraient manger là-haut : - « Cannette » - « Barre chocolat » - « Salade » - « Panini » - « Autre » avec un libellé à remplir et un prix Pour les gens qui veulent manger, mais qui ne sont pas en train de jouer, par exemple, les mamans qui accompagnent les anniversaires enfants. Nous ferons une carte à code-barres spéciale pour le salarié : « Vente libre » qu’il remplira sur la journée. Un autre point qu’il faut mettre en place, c’est l’attribution d’une nouvelle carte pour quelqu’un qui l’aurait perdu par exemple. Il faut qu’on puisse changer le code attribué à tel ou tel personne dans notre listing, via l’ordinateur de la caisse, et qu’on puisse ré-imputer sur la carte ce que la personne a déjà consommé. Le salarié a toujours accès à la base de données, en mode lecture (il ne faut pas qu’il puisse changer les données du tableur), pour lire les infos, même si quelqu’un a perdu sa carte. Le tableur pourrait être protégé par un mot de passe par exemple que je n’ai que moi. Il ne doit pouvoir changer que le numéro du code-barres pour une nouvelle attribution. De plus, il faut pouvoir attribuer une carte à un joueur qui a fait partie d’un groupe. En fin de partie, nous re-proposons aux joueurs la carte en mode « fidélité », et il arrive que quelqu’un en prenne. Quand ils font partie d’un groupe, nous n’imputons donc que les parties sur cette carte et pas les recharges prisent par le groupe. Pour finir, le but final, serait qu’en fin de journée, le salarié puisse mettre sur une clé USB le tableau du jour, qu’il pourrait me joindre avec sa caisse, le soir. Je pourrais donc contrôler. Si je pouvais en plus, avoir un bout de logiciel qui me fait une soustraction du stock de billes chaque jour, cela serait encore plus facile à gérer pour moi. J’espère avoir été assez clair dans mes explications, n’hésitez pas à me demander si jamais. *

Commentaire de l' administrateur :

  • Le client est: Entreprise spécialisée dans le secteur d'activité de la location et location-bail d'articles de loisirs et de sport.
  • Le client affirme souhaiter concrétiser son projet: oui
  • Objectif du projet: Gestion de Clients - Logiciel de caisse stock - Terrain de Paintball
  • Details du projet: Gestion de Clients - Logiciel de caisse stock - Terrain de Paintball
    • Technologie utilisée ou conseillée: Bases de données, Bureautique
    • Logiciel utilisé ou conseillé: Bases de données, Bureautique
    • Estimation du budget par jour appliqué: 375
    • Type de mission: télé-travail
    • Estimation du délai de réalisation: 4 jours

 

 
 



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